1. Alacaklardan Sorumlu Personeli Belirleyin

Alacakları takip eden sorumlu kişiyi şirket içinde belirlemek, tahsilat sürecinin başında yapılması gereken en önemli adımdır. Satış elemanları, müşterilerle doğrudan iletişim kurduklarından, bu sorumluluğu üstlenmeleri mantıklı olabilir. Hatta tahsilat performansını prim sistemine bağlayarak satış elemanlarının motivasyonunu artırabilirsiniz. Bununla birlikte, muhasebe bölümü de alacak sorumluluğunu paylaşarak çift taraflı bir kontrol mekanizması oluşturulabilir. Muhasebe personeli, problemli müşterilerin tahsilatlarını takip etmekte önemli bir rol oynayabilir.

2. Tahsilattan Sorumlu Personeli Eğitin

Satış personeli, müşterileri ikna ederken çeşitli esneklikler sunabilir. Ancak vadeleri değiştirmek veya ödeme koşullarını kolaylaştırmak, şirketin genel politikalarıyla çelişebilir. Satış ekibine verilecek tahsilat eğitimi ile bu olası sorunların önüne geçilebilir. Eğitim programlarını, personel sirkülasyonu göz önünde bulundurularak düzenli hale getirmek, sürecin verimliliğini artıracaktır.

3. Erken Ödeme İskontosu Uygulayın

Nakit akışında sorun yaşadığınız dönemlerde, uzun süredir ödeme geciktiren müşteriler için erken ödeme iskontosu sunmak etkili bir yöntem olabilir. Müşterilere, bu iskonto oranını yıllık enflasyon oranlarıyla karşılaştırarak sunmak, erken ödeme yapmalarını teşvik edebilir. Bu sayede hem müşterilerinizle iyi ilişkiler sürdürür hem de tahsilat hızınızı artırabilirsiniz.

4. Alacaklarınızı Sınıflandırın

Tahsilat sürecini etkin yönetmek için alacaklarınızı sınıflandırarak önceliklendirin. Yüksek tutarlı ve vadesi geçmiş alacaklara öncelik vererek, tahsilat sürecini hızlandırabilir ve sorunlu müşterilere daha fazla odaklanabilirsiniz. Ayrıca, alacakların yaşlandırma raporunu çıkararak problemli alacakları daha net bir şekilde takip edebilirsiniz.

5. Fiyatlama Politikasını Sadeleştirin

Müşterilerle yaşanan en büyük sorunlardan biri hatalı faturalardır. Hatalı faturalar, tahsilat süreçlerini geciktirebilir ve müşteri memnuniyetsizliğine yol açabilir. Basit ve net bir fiyatlama politikası izlemek, bu tür sorunların önüne geçecektir. Bir ürünün sabit bir fiyatının olması ve karmaşık indirimlerin uygulanmaması, faturaların onaylanmasını hızlandırır ve tahsilatı kolaylaştırır.

6. Gelen Ödemeleri ve Faturaları Düzenli Kaydedin

Tahsilat süreçlerinin düzenli yürütülmesi için, gelen ödemeleri ve faturaları anında kaydetmek büyük önem taşır. Ödemesini yapmış müşterileri tekrar arayarak zaman kaybetmemek için bu kayıtların düzenli tutulması gerekmektedir. Özellikle yıl sonlarında, kredi limiti uygulayan şirketler için kayıtları sıkı tutmak daha da önemlidir.