e-Arşiv, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlar doğrultusunda oluşturulan, saklanan ve raporlanan bir elektronik fatura sistemidir. Bu sistem sayesinde faturalarınızı elektronik ortamda hazırlayabilir ve müşterilerinize iletebilirsiniz.

e-Arşiv Zorunluluğu Var mı?

e-Arşiv kullanma zorunluluğu, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın belirlediği kurallar ve işletmenizin sektörü doğrultusunda değişkenlik gösterir. GİB'in yayımladığı tebliğlere göre:

• 2022 yılında cirosu 3 milyon TL ve üzerinde olan firmalar, 1 Temmuz 2024 itibarıyla e-fatura ve e-arşiv uygulamalarına geçmek zorundadır. Bu firmaların, 1 Ocak 2025 tarihine kadar e-defter uygulamasına da geçmesi gerekmektedir.
• Eğer e-fatura ve e-arşiv sistemine gönüllü olarak geçiyorsanız, belirtilen ciroları aşmadığınız sürece e-defter uygulamasına geçiş zorunluluğunuz yoktur.
• Gün içerisinde düzenlenen faturaların toplam tutarı 6.900 TL'yi aşıyorsa, bu faturaların e-arşiv olarak düzenlenmesi gerekmektedir.

GİB Portal üzerinden e-arşiv fatura düzenlerken, aynı gün içinde aynı firmaya birden fazla fatura kesiyorsanız, toplam tutarı dikkate almanız önemlidir.

e-Arşiv ve e-Fatura Arasındaki Farklar

e-Fatura ve e-Arşiv sıklıkla karıştırılsa da, bu iki belge arasında bazı temel farklılıklar bulunmaktadır. e-Faturayı, e-fatura kullanıcısı olan müşterilere gönderirken, e-Arşiv faturasını e-fatura kullanıcısı olmayan müşterilere gönderebilirsiniz. Küçük ve orta ölçekli firmalar, her iki fatura türünü kullanarak müşterilerine elektronik ortamda fatura iletebilirler.

e-Arşiv Faturası ile İlgili Diğer Bilgiler

• e-Arşiv faturasını matbu olarak iletme zorunluluğunuz yoktur. Müşteriniz talep ederse, herhangi bir yazıcıdan çıktı alarak iletebilirsiniz.
• e-Arşiv faturalarının geçerli olması için, düzenleme programları aracılığıyla imzalanması ve Gelir İdaresi Başkanlığı'na iletilmesi gerekmektedir. İmzasız e-Arşiv faturalar geçerli sayılmamaktadır.
• e-Arşiv fatura sorgulama işlemleri, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın resmi web sitesi üzerinden yapılmaktadır.

e-Arşiv Portal Girişi

e-Arşiv fatura düzenlemek için e-arşiv portalına giriş yapabilirsiniz. Başvuruda kullandığınız mali mühür ile giriş yaparak fatura işlemlerinizi gerçekleştirebilirsiniz.

Geriye Dönük Fatura Düzenleme

e-Arşiv Portalında geriye dönük fatura düzenlemek mümkündür. Hizmet satışı yapan işletmeler, faturaları hizmetin verildiği anda düzenlemelidir. Mal satışı yapan işletmelerde ise, malın teslim tarihinden itibaren 7 gün içinde fatura düzenlenmelidir. 7 günü aşan geriye dönük fatura düzenlemeleri, özel usulsüzlük cezası ile sonuçlanabilir.