1. Fatura Nerede ve Nasıl Bastırılır?

Fatura, verilen hizmet veya yapılan iş karşılığında müşteriye bu hizmet veya işin bedeli olarak ödemesi gereken tutarın belgelendiği evraktır. Faturalar kıymetli ve resmi evraklardır. Her yerde herkes basamaz. Fatura basma yetkisi Maliye Bakanlığı tarafından belirli koşulları sağlayan matbaalara verilir. Bu matbaalar şekil şartlarına uygun olarak basım yaparlar. Dolayısıyla, öncelikle faturalarınızı basmak için yetkisi olan bir matbaa ile iletişime geçmelisiniz.

Matbaanızdan fiyat teklifi alırken, basılmasını istediğiniz faturanın özelliklerini vermeniz gerekir. Fatura formatınızın A4 boyutunda olması uygulama açısından size kolaylık sağlar. Bu sayede piyasadaki birçok standart yazıcıdan çıktı alabilirsiniz.

Gelelim o meşhur kafa karışıklığına: "Faturanın aslı kimde kalır?" Faturanın en az bir asıl, bir örnek olarak düzenlenmelidir. İrsaliyeli faturalar ise en az üç nüsha olarak düzenlenir. Bu faturanın ilk iki nüshası müşteriye verilir. Size tavsiyemiz, en az 3 nüshalı fatura baskısı isteyin. İlk nüshayı müşteriye verin. Genelde ikinci nüsha muhasebe fişinin altına konulur. Üçüncü nüsha da faturalarınızın bulunduğu dosyada arşivlenir. Faturanın birden fazla olarak düzenlenmesi halinde her bir örneğe kaçıncı örnek olduğu yazılmalıdır.

Bu dosyada sadece sizin kestiğiniz faturaların üçüncü nüshası olur ve istediğiniz faturayı bu dosyada kolayca bulabilirsiniz. Üç nüshanın renginin farklı olması, kopyaların karışmaması açısından iyi olur. Özel bir renk tercihiniz varsa, matbaanıza belirtmeyi unutmayın. Faturanızı kendiniz elle yazacaksınız fotokopili fatura da kullanabilirsiniz.

Genelde matbaa, faturada bulunması gereken asgari bilgileri sizden ister. Bunların yanında basılacak faturanın tasarımını PDF olarak Pantone renkleri ile birlikte matbaaya iletmenizde fayda var. Müşterinin ödeme yapacağı banka hesap numaralarını da iletirseniz, tahsilatlarınızı hızlandırmanıza destek olacaktır. Adet yükseldikçe, elbette ki maliyet düşecektir.

Ancak, herhangi bir logo, isim ya da adres değişikliğinde fatura iptal süreçleri ile uğraşmamak için bir yıl içinde kullanacağınız kadar basım yaptırmanız daha doğru olacaktır. Matbaa, faturanızı basabilmek için sizden vergi levhası, yoklama tutanağı ya da KDV beyannamesinin tahakkuk fişi, imza sirküleri ve ticaret sicil gazetesini isteyecektir.

2. Faturanın Üzerinde Bulunması Gereken Bilgiler Neler?

Faturalarınız resmi evraktır. Düzenlerken ve saklarken dikkat etmek gerekir. Üzerinde birçok bilgi yer alır:

• Firmanızın Bilgileri: Logo, unvan, adres, vergi dairesi, vergi numarası, MERSİS numarası, iletişim bilgileri, banka hesap bilgileri, sermaye vb.
• Müşterinizin Bilgileri: Unvan, adres, vergi dairesi, vergi numarası.
• Diğer Bilgiler: Maliye Bakanlığı mührü, fatura tarihi, fatura seri numarası, satılan malın ya da hizmetin türü, tutarı, varsa KDV tutarı.

Fatura kesildikten sonra üzerine kaşe basılır ve şirket yetkilisi tarafından imzalanır. Faturalar sıra takip eder, sıra ile kesilir; sıra atlanmaz. Faturalarınız kaybolursa vergi dairesine bildirimde bulunmanız gerekir. Kesim esnasında yanlışlık yapılırsa, yanlışlık yapılan faturalar çöpe atılmaz, tüm nüshaların üzerine “iptal” yazılır ve fatura dosyasında saklanır.

Faturanız herhangi bir sebepten dolayı yırtılırsa veya parçalanırsa, parçalar bant ile birleştirilir ve tüm nüshaları ile beraber yine aynı dosyada saklanır. Faturalarınızı da diğer belgeler gibi vergi kanunları açısından 5 yıl saklamanız gerekir. Yurtiçinden şirketinize kesilen faturalarda yukarıda bahsedilen bilgilerin, mühür ve imzaların bulunması gerekir. Eksiklik var ise bu faturalar kabul edilmez, iade edilir. Yurtdışından gelen faturalar için şekil şartı yoktur, geldikleri şekilde muhasebeleştirilirler.

3. Faturanın Kaç Gün İçinde Kesilmesi Gerekir?

Malın teslimi yapıldıktan ya da hizmet verildikten sonra 7 gün içinde fatura kesilmelidir. Eğer bu 7 günlük süre ile bir sonraki aya geçiş varsa, faturanın kesimi için 7 günlük süre beklenmeden o ay içinde düzenlenmelidir. Çünkü faturanın ilgili ayın KDV beyannamesinde yer alması gerekir.

Size kesilen faturanın da aynı süre içinde size ulaşması gerekir. Eğer size kesilen faturada yanlışlık varsa, itirazınızı belirli süre içinde yapmalısınız. Size kesilen faturalar için, elinize ulaştıktan sonraki 7 gün içinde itirazınızı belirten bir mektubu iadeli taahhütlü ya da noter kanalı ile göndermeniz gerekir. Yıl içinde kesilen faturalar muhasebe kayıtlarına problemsiz alınır.

Eğer yıl atlaması varsa yani bir önceki yılın faturası size yeni ulaştıysa, fatura muhasebeleştirilir fakat faturanın bedeli gider yazılamaz. Aynı şekilde KDV’si de KKEG (kanunen kabul edilmeyen gider) olur. Hak kaybına uğramamak adına bu konuları mali müşaviriniz ile görüşmenizde fayda var.

Bu noktada "Fatura yanlış kesilirse nasıl düzeltilir?" sorusunu da cevaplayalım. Fatura keserken gerek fatura tarihinde gerekse de adresinde yanlışlıklar olabilir. Aynı şekilde fatura tutarında da hatalı bir bilgi girilebilir. Vergi Usul Kanunu'na göre hatalı kesilmiş faturada silinti, kazıntı yapmamamız veya daksil kullanmamamız gerekir. Böylesi bir durumda cezai işlem uygulanma riski söz konusudur.

Hatalı fatura kesimi için yapmamız gereken, aslı ve sureti olmak üzere faturanın üzerine çift çizgi çekerek iptal yazmamızdır. Hem aslına hem de suretine iptal yazdıktan sonra zımbalayarak fatura arşivimize koymamız gerekir.

4. e-Fatura Nedir, Normal Faturadan Farklı mıdır?

Mali açıdan e-faturanın normal faturadan bir farkı yoktur. e-Faturada da normal faturada olduğu gibi şekil şartları vardır. Şu an için bazı sektörlerde e-Fatura’nın kullanımı mecburi diğerlerinde ise isteğe bağlıdır. Ancak, gelecekte tüm firmalara e-faturayı kullanma zorunluluğu gelecektir.

e-Faturayı kullanabilmek için:

1. e-Faturayı kullanmak için GİB’e başvuru yapılmalıdır.
2. TÜBİTAK’a başvuru yapılarak Mali Mühür alınmalı.
3. e-Fatura entegrasyonu ya da portal için başvuru yapılması gerekmektedir.

e-Faturanın entegrasyonu 3 ayrı şekilde olabilir:

• Maliye ile direkt entegre olarak kendi sisteminiz üzerinden fatura kesilmesi.
• Maliye’den izin almış bir entegratör firma arayüzünü ya da bu entegratörler ile entegre olmuş faturalama uygulamalarını kullanarak e-fatura kesilmesi.
• Maliyenin portal altyapısını kullanarak e-fatura kesilmesi.

Girişimciler ve KOBİ’ler için en uygun yöntem ikinci yöntem olacaktır. Portali olan bir entegratör firma entegratörler ile entegre çalışacak faturalama uygulamalarını kullanmak hem en maliyetsiz hem de en kullanışlı yöntemdir. Bu yöntemde, yazılım geliştirme gibi teknik çalışmalara gerek yoktur. Web üzerinden kullanıcı adı ve şifresi ile hemen e-Faturalarını alıp, göndermeye başlanabilir.

e-Fatura sistemine kayıtlı firmalar kendi aralarında basılı fatura kullanamazlar. e-Fatura sistemine kayıtlı firma, sisteme kayıtlı olmayan firmaya kağıt ortamında fatura keser. e-Faturalar kağıda basılıp arşivlenmez, elektronik ortamda saklanır. Şirketinin e-Fatura kullanma mecburiyetinde olup olmadığını ya da isteğe bağlı olarak kullanılıp kullanılmaması gerektiğini mali müşaviriniz ile değerlendirmenizde fayda var.

5. Fatura Seri ve Sıra No’nun Nereden Başladığı Önemli mi?

Hayır. Fatura basmaya yetkili matbaalar, belirli seri sıra no aralığındaki faturaları basma iznine sahiptir. Faturanın sıra no ve seri no'ları verilmiş ise bu iki bilgi birbirini takip etmelidir. Örneğin, A 1, A 2, A 3, A 4, A 5 şeklinde sıralanmalıdır. Faturalar aynı yıl içinde düzenlenmiş olmalı, herhangi bir yıl atlaması olmamalıdır.

Fatura serisi genellikle, düzenli iş yapılan sektörlerde önem arz eder. Faturanın hem tarihinden hem de kesim sırasından çok, sırası ve seri numarasının birlikte takip edilmesi önemlidir. Şirketinizi ilerleyen zamanlarda, fatura kesiminde sıkıntı yaşamak istemiyorsanız, muhasebe sisteminizi güçlü tutmalısınız. Aksi halde, geçmişe dönük fatura kaydınız da karışabilir.

Fatura düzenleme işlemi yaparken, bu önemli noktalara dikkat ederseniz, ileride bir sorun yaşamazsınız. Elde kalan kağıt faturalar, vergi yasasına göre mali değeri taşımadığı için basılmamalıdır. Faturaların kaybolması, iptali ve düzeltmeleri ile ilgili işlemlerin de yukarıda belirttiğimiz gibi dikkatli yapılması gerektiğini unutmamanız gerekir.