Muhasebe Defterleri Nelerdir?

Muhasebe defterleri, işletmelerin finansal işlemlerini kayıt altına almak, mali durumlarını izlemek, vergi ve hukuki yükümlülüklerini yerine getirmek için kullanılan belgelerdir. Bu defterler, işletmenin gelir-gider dengesini, borç-alacak durumunu ve alınan ticari kararları sistemli bir şekilde kayıt altına alır. Ticaret kanunlarına göre tutulması zorunlu olan bu defterler, vergi incelemeleri ve hukuki süreçlerde önemli bir rol oynar.

Her işletme türüne göre farklı defter tutma zorunluluğu olabilir. Anonim ve limited şirketler, serbest meslek sahipleri, çiftçi işletmeleri gibi farklı işletmeler için farklı muhasebe defterleri kullanılmaktadır. İşte muhasebe defterlerinin en yaygın türleri ve bunların işlevleri:

1. Yevmiye Defteri (Günlük Defter)

Yevmiye defteri, işletmenin tüm mali işlemlerinin günlük olarak kaydedildiği defterdir. Bu defter, muhasebe kayıtlarının ilk basamağıdır ve tüm finansal işlemler kronolojik sırayla bu deftere işlenir. İşlem tarihleri, ilgili hesaplar, miktarlar ve işlem açıklamaları bu defterde yer alır.

Vergi denetimleri veya ticari uyuşmazlıklar durumunda, ilk incelenen defterlerden biridir. Her işlem, muhasebe kurallarına uygun olarak işlenmeli ve bu kayıtlar genellikle ay sonunda kontrol edilerek beyannameye uygun olup olmadığı denetlenir. Günümüzde, elektronik defter (e-Defter) uygulamaları ile bu defterler dijital ortamda tutulabilmektedir.

Yevmiye Defteri Kapsamında Kayıt Edilen Bilgiler:

• İşlemin tarihi
• İşlemin açıklaması
• Borç ve alacak tutarları
• İşleme ait belge ve fatura numaraları

2. Defteri Kebir (Büyük Defter)

Defteri kebir, yevmiye defterine kaydedilen işlemlerin detaylandırıldığı ve hesap bazında sınıflandırıldığı defterdir. Yani, yevmiye defterindeki her bir işlem, defteri kebir üzerinde belirli bir hesaba ait olarak düzenlenir ve bu hesaplar borç ve alacak bazında detaylandırılır. Defteri kebir, işletmenin hesap planına göre düzenlenir ve işletmenin tüm mali hesaplarının hareketlerini izlemeye olanak tanır.

Defteri kebir, hesap bazlı gruplandırma yaparak muhasebe işlemlerinin daha sistematik bir şekilde incelenmesini sağlar. Örneğin, kasa, banka, stoklar, alacaklar, borçlar gibi hesaplar üzerinden detaylı incelemeler yapılabilir.

Defteri Kebir Kapsamında Kaydedilen Bilgiler:

• Hesap adları (Kasa, Banka, Stoklar, vb.)
• Her hesaba ait borç ve alacak işlemleri
• Hesapların bakiye durumları

3. Envanter Defteri

Envanter defteri, işletmenin sahip olduğu maddi ve maddi olmayan tüm varlıkların kayıt altına alındığı defterdir. Stoklar, demirbaşlar, araçlar, makineler, ticari mallar, alacaklar, borçlar, kasa durumu gibi sayılabilir varlıklar bu deftere işlenir. Yıl sonunda yapılan sayımlar ve değerlemeler, envanter defterine kaydedilerek işletmenin varlık ve yükümlülük durumu net bir şekilde ortaya konur.

Bu defter, işletmenin mali durumunu daha iyi analiz etmek ve değerleme yapmak amacıyla oldukça önemlidir. Vergi dönemlerinde ve bilanço hazırlıklarında büyük bir rol oynar.

Envanter Defteri Kapsamında Kaydedilen Bilgiler:

• Stok ve demirbaş sayıları
• Maddi ve maddi olmayan duran varlıklar
• Kasa sayımları
• Verilen ve alınan çekler

4. Ortaklar Pay Defteri

Ortaklar pay defteri, şirketin ortaklarının sahip olduğu hisselerin ve sermaye hareketlerinin kaydedildiği defterdir. Şirket ortaklarının hisse oranları, hisse alım-satım işlemleri, sermaye artırımları ve devir işlemleri bu deftere işlenir. Ayrıca, şirketin yönetim organlarında yapılan değişiklikler ve ortaklar arasında yapılan anlaşmalar da bu deftere kaydedilir.

Bu defter, özellikle anonim ve limited şirketler için zorunludur ve şirket hissedarları arasındaki anlaşmazlık durumlarında başvurulacak ilk belgedir. Hisselerin kimlere ait olduğu, hangi tarihte ne kadar hisse devri yapıldığı gibi bilgiler bu defterde yer alır.

Ortaklar Pay Defteri Kapsamında Kaydedilen Bilgiler:

• Ortakların hisse oranları
• Hisse devri ve alım-satım işlemleri
• Sermaye artırımları ve azaltımları

5. Yönetim Kurulu Karar Defteri

Yönetim kurulu karar defteri, şirketin yönetim kurulu toplantılarında alınan kararların kaydedildiği defterdir. Şirket yönetimi tarafından alınan kararlar, yapılan toplantılar, bu toplantılarda verilen yetkiler ve stratejik planlamalar bu deftere işlenir. Alınan kararların resmi belgelerle desteklenmesi ve noter tasdikli olması gerekmektedir.

Bazı kararlar, kanun gereği bu deftere işlenmeli ve resmiyet kazanmalıdır. Yönetim kurulu karar defteri, şirketin yönetim süreçlerinde şeffaflık ve denetim sağlamak açısından büyük bir önem taşır.

Yönetim Kurulu Karar Defteri Kapsamında Kaydedilen Bilgiler:

• Yönetim kurulu toplantılarının tarihleri
• Alınan kararların detayları
• Kararlara katılan üyelerin imzaları

6. Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri

Genel kurul toplantı ve müzakere defteri, şirketin genel kurul toplantılarında alınan kararların kaydedildiği defterdir. Şirketin ortakları, yılda en az bir kez genel kurulda toplanmak ve şirketle ilgili stratejik kararlar almak zorundadır. Bu toplantıların gündemi, alınan kararlar ve müzakereler bu deftere işlenir.

Özellikle anonim ve limited şirketler için bu defterin tutulması zorunludur. Alınan kararların hukuki geçerliliği ve kararların resmi nitelik kazanması için genel kurul toplantı kararları bu deftere kayıt edilir.

Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri Kapsamında Kaydedilen Bilgiler:

• Genel kurul toplantı tarihleri ve gündem maddeleri
• Alınan kararlar ve müzakereler
• Toplantıya katılan ortakların imzaları

7. Damga Vergisi Defteri

Damga vergisi defteri, şirketin yaptığı sözleşmelerden doğan damga vergisi yükümlülüklerini kaydettiği defterdir. Şirketin yapmış olduğu sözleşmelerde yer alan damga vergisi tutarları, bu deftere işlenir ve bu bilgiler aylık olarak beyanname ile vergi dairesine bildirilir.

Damga vergisi defteri, damga vergisi yükümlülüklerinin takibi ve ödeme süreçlerinin düzenli olarak yapılması için kullanılır.

Damga Vergisi Defteri Kapsamında Kaydedilen Bilgiler:

• Sözleşmelerin damga vergisi tutarları
• Vergi ödeme tarihleri

Diğer Resmi Defterler

Yukarıda bahsedilen defterlerin dışında, bazı işletmelerin tutmak zorunda olduğu farklı defterler de bulunmaktadır. Bu defterler, işletmenin faaliyet alanına ve vergi mükellefiyetine göre değişiklik gösterebilir. Örneğin:

• Çiftçi İşletme Defteri
• İmalat ve İstihsal Vergisi Defteri
• Nakliyat Vergisi Defteri
• Serbest Meslek Kazanç Defteri

Defter Saklama Süresi

Türk Ticaret Kanunu'na göre, işletmelerin tuttuğu defterler belirli sürelerle saklanmak zorundadır. Ticaret kanununa göre tutulması gereken defterler 10 yıl, vergi kanunlarına göre ise 5 yıl saklanmalıdır. Ancak, işletmeler olası denetim ve uyuşmazlık durumlarına karşı tüm defterlerini 10 yıl boyunca saklamalıdır.

Defter Onayı ve Tasdiki

Yukarıda bahsedilen tüm defterlerin, belirli dönemlerde noterde tasdik edilmesi gerekmektedir. Defter tasdik işlemleri, defterlerin başlangıcında, dönem ortasında ve yıl sonunda yapılır. Tasdik işlemleri, defterin resmi bir belge olarak geçerliliğini sağlamak ve olası hukuki uyuşmazlıklarda delil niteliği taşıması için önemlidir.

Defterlerin tasdik işlemleri şu kalemlerden oluşur:

• Defterin kullanıma başlama tarihi
• Noter onay tarihleri
• Tasdik numaraları ve noter imzası