İlk Tasdik

Şirketin kuruluş tarihi, resmi defterlerin onaylanması için kritik bir aşamadır. Sermaye şirketleri için bu tarih, Ticaret Sicili'ne kayıt günüdür; şahıs şirketleri içinse vergi dairesinde mükellefiyet açılışının yapıldığı gün geçerlidir. Genellikle bu işlemler, şirketinizi kuran mali müşavir veya avukat tarafından gerçekleştirilir.

Açılış Tasdiki

Her mali yılın (genelde ocak ayında başlayan ve aralıkta sona eren) öncesindeki ayda (genellikle aralıkta) resmi defterlerin açılış tasdiki yaptırılmalıdır. Bu tasdik, aşağıdaki defterler için gereklidir:

• Yevmiye Defteri
• Defteri Kebir
• Envanter Defteri
• Yönetim Kurulu Karar Defteri
• Damga Vergisi Defteri

Ara Tasdik

Önceki yılın defterlerinde boş sayfalar bulunuyorsa ve yeni dönemde bu defterlerin kullanılmasına devam etmek istiyorsanız, mali yılın ilk ayında (genelde ocak ayında) ara tasdik yaptırmalısınız. Ara tasdik, açılış tasdiki yerine geçmez ve her iki işlem bir arada yapılmaz.

Ek Tasdik

Resmi defterlerdeki sayfa adedinin yetersiz gelmesi durumunda, aynı türden ek kağıtlara ek tasdik yaptırmanız gerekecektir. Ek tasdik işlemini yıl içinde istediğiniz bir zaman gerçekleştirebilirsiniz. Vergi kanunlarına göre, resmi defterlerinizi yevmiye ve kebir defterlerine 45 gün içinde yazdırmalısınız; bu süreleri göz önünde bulundurmanız önemlidir.

Kapanış Tasdiki

Yalnızca Yevmiye Defteri ve Yönetim Kurulu Karar Defteri için kapanış tasdiki uygulanır. Yevmiye Defteri'nin kapanışı mali yıl kapandıktan altı ay sonra (genelde haziran ayında), Yönetim Kurulu Karar Defteri'nin kapanışı ise mali yıl kapandıktan sonraki ayda (genelde ocak ayında) yapılır.

e-Defter

Yevmiye ve Kebir defterlerinin elektronik ortamda düzenlenmesi, saklanması ve gerektiğinde ilgili taraflara elektronik olarak verilmesi e-Defter uygulamasıyla mümkün hale gelmiştir. Kağıt ortamında saklanmadığı için noter onayı gerektirmez. e-Defter kullanımı, şirketlerin noter masrafından, kağıt ve saklama masraflarından tasarruf etmelerini sağlarken, mali idare de daha etkin denetim yapabilmektedir.

Yılda 1 milyon sayfa defter bastıran şirketler için bu durum ciddi bir maliyet avantajı oluşturmaktadır.

e-Defter Zorunluluğu

e-Defter'e geçmek zorunlu mu, yoksa kağıt defter kullanmaya devam edebilir miyim? Kanun kapsamında belirtilen koşulları sağlıyorsanız e-Defter zorunludur. Eğer bu kıstasların altında kalıyorsanız, isteğe bağlı olarak kağıt defter kullanabilirsiniz. Ancak e-Defter’e geçtikten sonra kağıt deftere dönemezsiniz. 2022 yılında brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan mükelleflerin 1 Temmuz 2024'te e-faturaya ve 1 Ocak 2025'te de e-deftere zorunlu olarak geçmesi gerekecektir.

e-Defter Başvurusu

e-Defter’e geçiş, e-Fatura başvurusu gibi mali mühür ile internet üzerinden yapılmaktadır.

e-Defter Saklama Yöntemi

e-Defter, şirketin kendi bünyesinde saklanır. Bu nedenle birkaç yedek almanızda fayda vardır. Sorumluluk şirkete aittir; Maliye'ye e-Defter gönderilmez, yalnızca aylık beratlar gönderilmektedir.

Berat Nedir?

Resmi defter kayıtları tamamlandığında oluşturulan kapak sayfası, aylık olarak Maliye'ye iletilir. Bu kapak sayfasında o aya ilişkin kayıtlarla ilgili özel bir kod bulunur. Mali mühür ile zaman damgası eklenerek kapak sayfası hazırlanır ve Maliye’ye gönderilir. Maliye, kendi mühürü ile bu kapak sayfasına zaman damgası vurur. İki zaman damgalı kapak sayfasına "berat" denir.

Herhangi bir yeni kayıt veya düzeltme yapılırsa, kapak sayfasındaki kodlama değişir. Denetim sırasında Maliye, saklı beratı ve şirketin muhasebe sisteminden alınan kayıtları karşılaştırarak yeni veya düzeltme kaydının varlığını kontrol eder. Maliye'ye tüm muhasebe kayıtları gönderilmez; yalnızca bir kapak sayfası iletilir.

e-Defter Maliyeti

e-Defter uygulaması yeni bir sistem olduğundan, mali müşavirler veya firmalar bu alana girmek istemeyebilir. Ek olarak, e-Defter için yeni bir program veya modül edinilmesi gerekmektedir. Her fatura veya fiş ayrı ayrı girilmeli; bu da iş yükünü artırır. Ayrıca, her işlem için kayıt esnasında ek alanlar (belge numarası, ödeme tipi vb.) girilmesi gerekir.

Defter beratları, izleyen 3. ayın sonunda Maliye'ye iletilecektir; bu nedenle geçmişe yönelik düzeltme kayıtları yapmak daha zor hale gelecektir. Ters kayıt ve düzeltme kaydı mantığının yerleşmesi önemlidir.