Yönetim kurulu toplantı notlarının alınması, hem kurumsal yapı açısından hem de hukuki riskleri azaltma noktasında büyük önem taşımaktadır. Bu notlar, yönetim kurulu kararlarının belgelenmesi sayesinde üst yönetimle paylaşılmasını kolaylaştırır ve dolayısıyla bu kararların uygulanmasını ve izlenmesini sağlama açısından kritik bir rol oynar. Ayrıca, hissedarlar ve düzenleyici otoriteler tarafından kurumun karar alma süreçlerinin sorgulanmasında yönetim kurulu toplantı notları önemli bir yere sahiptir. Bu nedenle, bu notların nasıl tutulacağı konusu oldukça kritiktir.

Etkili bir şekilde alınan yönetim kurulu toplantı notları, yönetim kurulunun çalışmalarının verimliliğini artıran önemli bir araçtır. Bu notlar, yönetim kurulunun aldığı kararların hangi bilgilere ve gerekçelere dayandığını göstererek, kararların yeterince eleştirel bir düşünce sürecinden geçtikten sonra alındığını belgelemiş olur.

Yönetim kurulu kararlarının kaydedilmesi, izlenebilirliği artırır ve kritik bilgilere ulaşımı kolaylaştırır. Aynı zamanda, yönetim kurulunun önceliklerini belirlemesine, zaman planlamasına ve yıllık performans değerlendirmelerine katkıda bulunur. Bu notlar, yönetim kurulunun etkinliğini artırmanın yanı sıra, karşılaşılan hukuki süreçlerde sağduyulu kararlar alındığını kanıtlamak için de önemli bir referans oluşturur.

Toplantı notları, bazı kuruluşlarda tüm konuşmaları içerirken, bazıları ise yalnızca alınan kararları kaydetmeyi tercih eder. Kısa formda alınan notlar, öz olmaları açısından kolaylık sağlarken, kararların gerekçelerini yeterince açık bir şekilde ortaya koyamayabilir. Uzun formlar ise daha ayrıntılı bilgi sunsa da, kaydın tutulması sırasında zorluklar ve farklı yorumlara açık olma gibi riskler taşır. Bu nedenle, her iki format arasında bir denge bulmak, en etkili sonuçları elde etmek için önemlidir.

Yönetim kurulu toplantı notları aşağıdaki unsurları içermelidir:

1. Toplantıya katılanların kimler olduğu ve nasıl katıldıkları (telefonla mı yoksa yüz yüze mi?).
2. Toplantının yeri, zamanı ve ana gündem maddeleri (her maddeye ne kadar zaman ayrıldığı da belirtilmelidir).
3. Toplantının türü ve duyurusunun nasıl yapıldığı (normal mi, olağanüstü mü?).
4. Yönetici katılımcılarının bulunmadığı bir değerlendirme süreci olup olmadığı.
5. Katılımcılara sunulan bilgilerin ne zaman verildiği ve yeterliliğine dair görüşler.
6. Yönetim kurulunun değerlendirdiği alternatifler ve aralarındaki görüş farklılıkları.
7. Alınan kararlar ve gerekçeleri.
8. Karara uymayan üyelerin görüşleri.
9. Üyelerin bağımsız değerlendirme yaptıklarına dair göstergeler.
10. Üyelerin zamanında ve yeterli bilgi ile kararlarına ulaştıklarına dair göstergeler.

Toplantı sonrasında belgelerin saklanmasına yönelik bir politika oluşturulması da faydalı olabilir. Üyelerin kendi notlarında eksiklikler ve farklı yorumların olabileceği dikkate alınarak, resmi kayıtların her toplantı başında yönetim kurulunca onaylanması ve önceki toplantılarda alınan kararların uygulanmasına ilişkin bilgi talep edilmesi önemlidir.